Notice d’information protection des données personelles consultants

Notice relative aux données personnelles

La présente notice fournit des informations sur le traitement de vos données personnelles par le Groupe Volvo.

Le Groupe Volvo peut traiter des données personnelles vous concernant si vous êtes ou avez été un particulier ou l'employé d'une entreprise qui a acheté ou loué un produit ou service proposé par l'une des sociétés appartenant au Groupe Volvo. Dans ce cas, veuillez lire la notice s'adressant aux clients.

Si vous êtes ou avez été un particulier ou l'employé d'une entreprise qui a vendu ou loué un produit ou service à l'une des sociétés appartenant au Groupe Volvo, il se peut que nous traitions des données personnelles vous concernant. Dans ce cas, veuillez lire notre notice s'adressant aux fournisseurs.

Si vous êtes ou avez été le conducteur d'un véhicule ou l'opérateur d'un engin de chantier qui a été vendu ou produit par l'une des sociétés appartenant au Groupe Volvo, il se peut que nous traitions des données personnelles vous concernant. Dans ce cas, veuillez lire notre notice s'adressant aux conducteurs.

Si vous êtes ou avez été employé par une société du Groupe Volvo ou avez été engagé en tant que consultant, nous pouvons traiter des données personnelles vous concernant. Dans ce cas, veuillez lire notre notice s'adressant aux employés ou consultants.

Identification et coordonnées du responsable du traitement responsable du traitement des données personnelles et du délégué à la protection des données

La présente notice fournit des informations sur le traitement de vos données personnelles par VOLVO.

La société qui vous engage (« VOLVO ») est le responsable du traitement  des données personnelles que VOLVO recueille auprès de vous et des autres sources décrites ci-dessous. VOLVO est responsable du traitement de vos données personnelles dans le respect des lois et réglementations applicables relatives à la protection des données.

Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le Group Privacy Officer à l'adresse e-mail gpo [dot] office [at] volvo [dot] com ou par courrier postal ou téléphone :

AB Volvo, à l'attention de: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ, SE-405 08 Göteborg, Suède 

+46 (0)31 66 00 00

VOLVO peut traiter toutes les catégories de données personnelles suivantes ou une partie d'entre elles.
 

  • Données individuelles, telles que nom, date de naissance, sexe, nationalité, langue privilégiée, photographie
  • Données organisationnelles, telles que numéro de consultant, description des services, lieu de travail, secteurservice, responsable, collaborateurs directs
  • Données de contacts, telles que lieu de travail, adresse personnelle, e-mail, numéro de téléphone
  • Données administratives relatives aux services, telles que contrat de services et informations relatives à la date de début et de fin de la mission
  • Données temps de travail, telles que horaires de travail, durée du travail
  • Données de de droit d‘accès, telles que badges d'accès, droits d'accès, utilisation des badges et droits d'accès
  • Données relatives à la santé et la sécurité, telles que des informations sur les incidents liés au travail
  • Données de fabrication/réparation/entretien, telles que collecte des activités et temps passé dans le cadre de la fabrication, de la maintenance, de la réparation ou de l'entretien de véhicules
  • Données relatives aux compétences, comme des diplômes enregistrés et cursus de formation
  • Données administratives relatives aux déplacements, telles que des informations sur les déplacements professionnels, détail des réservations, numéro de passeport, factures et indemnités de déplacement
  • Données d'assistance et de support, telles que des questions posées par vous/votre responsable VOLVO/les RH concernant votre mission ou votre équipement informatique, assistance dont vous avez bénéficié à ce propos
  • Données informatiques, telles que les numeros identifiants, mots de passe, données de connexion etd‘utilisation des équipements, des applications ou des services informatique de VOLVO, conformément aux politiques internes de VOLVO relatives à l'informatique, s'il y a lieu

 

Il est expressement notifié que que certaines données relatives à la santé et à la sécurité sont considérées comme des données sensibles au sens des dispositions legales applicables et doivent être utilisées avec toutes les précautions nécessaires. Il est expréssement notifié que ces données sensibles ne sont traitées que dans le cadre d'obligations légales et/ou receuil specifique et explicite du consentement.

 

Veuillez également noter que certaines données relatives aux véhicules (telles que le numéro de véhicule/châssis, les codes défauts, etc.) sont générées automatiquement lorsque vous utilisez un bien appartenant à Volvo, tel qu'un véhicule. Cependant, VOLVO n'utilise pas ces données à d'autres fins que les activités d'essai, la résolution de problèmes qualité ou le développement de produits.

 

VOLVO est susceptible de collecter et traiter des données (nom et coordonnées) quant aux personnes indiquées par vous en tant que personnes à contacter en cas d'urgence.

VOLVO procédera au traitement de vos données personnelles sur les différents fondementslégaux suivants. Vous trouverez plus de détails ci-dessous.

 

  • Obligation contractuelle Exemple: VOLVO est tenu de traiter vos données personnelles pour se conformer au contrat de services en place avec votre employeur.
  • Intérêt légitimes L‘intérêt légitime de VOLVO consiste normalement à gérer ses activités quotidiennes, à sécuriser ses locaux et ses équipements et à assurer un contrôle interne. Pour pouvoir traiter vos données personnelles sur la base d’un motif fondé, VOLVO procède à une évaluation au cas par cas. Exemple : VOLVO a besoin de traiter certaines données personnelles pour gérer l'aspect administratif de vos déplacements professionnels, sachant qu'il est de son intérêt légitime de gérer ses activités quotidiennes ; ou VOLVO a besoin de traiter certaines données personnelles pour contrôler l'état de son équipement informatique, sachant qu'il est de son intérêt légitime de sécuriser son équipement.

 

Dans certains cas exceptionnels, et uniquement lorsque aucun autre motif légal ne s'applique, VOLVO peut demander votre consentement explicite avant de traiter vos données personnelles. Si le consentement est donné, vous êtes habilité à le retirer à tout moment, ce qui n'affectera toutefois pas la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait.

 

VOLVO procédera au traitement de vos données personnelles comme explicité ci-avant, et pour les finalités suivantes.

 

Administration (en principe fondé sur la base d'obligations contractuelles et/ou un intérêt légitime)

 

  • Permettre l‘enregistrement de vos données personnelles dans les systèmes de gestion VOLVO et l‘administration générale de votre mission chez VOLVO
  • Permettre l‘utilisation adéquate des permis
  • Permettre de maintenir à jour les organigrammes et le registre des consultants, y compris pour les besoins de reporting internes et statistiques
  • Permettre le suivi de projets

 

Reporting (en principe fondé  sur la base d'obligations légales et/ou un intérêt légitime)
 

  • Permettre les déclarations aux autorités conformément aux obligations légales
  • Permettre le suivi de votre durée de travail à des fins de facturation à votre employeur

 

Obligations en matière de santé et sécurité au travail (en principe fondé sur la base d'obligations légales et/ou un intérêt legitime)
 

  • Permettre à VOLVO de remplir son obligation de fournir un environnement de travail securisé(incluant le contrôle et la prévention de l'accès non autorisé aux équipements et installations de VOLVO) et d'autres obligations imposées dans le cadre de travail par la réglementation et la loi
  • Permettre à VOLVO de remplirses obligations en lien avec la sécurité et la qualité des produits

 

Votre développement et vos activités (en principe fondé sur la base d'obligations légales et/ou contractuelles, et/ou un intérêt légitime)
 

  • Permettre le traitement des données ayant trait audéveloppement des compétences
  • Permettre et suggérer des actions d'apprentissage et de formation

 

Suivi de la mission du consultant (en principe  fondé sur la base d'obligations légales et/ou contractuelles, et/ou intérêt légitime)
 

  • Permettre de retracer l‘exécution de vos missions professionnelles, telles que la rédaction d'e-mails, l'établissement de documents, de rapports, de présentations, de schémas, etc.
  • Permettre les déplacements professionnels
  • Permettre de répondre aux questions posées par vous/votre responsable VOLVO/les RH concernant votre mission ou votre équipement/vos services informatiques, ou fourniture de l'assistance requise pour vous acquitter de vos missions professionnelles
  • Permettre  un suivi de la bonne application des directives de VOLVO, y compris du Code de Conduite du Groupe Volvo et des directives IT de VOLVO en vigueur, pour s'assurer de la bonne connaissance de ces directives et de prévenir les atteintes à ces règles de conduite

 

Recherche et développement, et résolution des problèmes qualité (en principe du fait d‘un intérêt légitime)
 

  • Permettre les activités de recherche et de développement en lien avec les produits Volvo (tels que les véhicules), incluant l'utilisation de données véhicule colelctées dans les véhicules  utilisés (voir ci-dessus)
  • Permettre de résoudre des problèmes qualité en lien avec les produits Volvo (tels que les véhicules), incluant l'utilisation de données collectées dans les véhicules utilisés (voir ci-dessus)

VOLVO collectera en premier lieu les données personnelles auprès de vous, de votre responsable VOLVO, de votre employeur ou service RH ou d'une tierce partie que vous nous aurez indiquée pour recueillir vos données personnelles. Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement par les systèmes informatiques de VOLVO, par exemple lors de la création de votre identifiant.

Les données personnelles sont une obligation et sont nécessaires pour exécuter votre contrat de services qui ne peut être conclu sans les données personnelles requises.

En principe, VOLVO ne partagera pas vos données personnelles avec qui que ce soit en dehors du Groupe Volvo, sauf dans les cas imposés par la loi ou la réglementation. Cependant, VOLVO pourrait, si nécessaire au traitement de vos données personnelles, transmettre vos données personnelles au sein des sociétés du Groupe Volvo, incluant des sociétés situées en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (UE/EEE). Volvo peut également, lorsque cela est nécessaire au traitement de vos données personnelles, partager ces dernières avec des prestataires, y compris avec un prestataire basé en dehors de l'UE ou de l'EEE.

 

VOLVO prendra toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que des garanties appropriées sont en place afin d‘assurer des niveaux de protection adéquats de vos données personnelles, conformément à la législation sur la protection des données en vigueur. Par exemple, cela peut inclure le recours à des accords sur le traitement des données externes ou inter-sociétés sur la base de clauses contractuelles standard approuvées par l'UE, l'EU-US Privacy Shield ou d'autres mécanismes semblables ayant été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes, de temps à autre. Pour toute question sur le transfert, veuillez contacter le responsable VOLVO chargé de la protection des données.

En principe, VOLVO conservera vos données personnelles pendant la durée du contrat de services. Une fois votre contrat de services terminé, VOLVO conservera uniquement les données personnelles jugées nécessaires pour remplir les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies et ce, uniquement jusqu'à ce que ces dernières aient été remplies. Vos données personnelles peuvent en outre être conservées pendant toute durée nécessaire pour se conformer aux obligations légales locales ou pour satisfaire à toute exigence légale en cas de plainte ou de litige réel, anticipé ou suspecté.

Vous avez le droit de demander à VOLVO des informations au sujet des données personnelles traitées par VOLVO et de l'accès à ces dernières. Vous avez également le droit de demander la rectification de vos données personnelles si elles sont incorrectes et de demander leur uppression. En outre, vous êtes habilité à demander la limitation du traitement de vos données personnelles, c'est-à-dire à demander à VOLVO de restreindre le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement basé sur l'intérêt légitime ou pour du marketing direct. Vous avez aussi le droit à la portabilité des données (transfert de vos données personnelles à un autre responsable du traitement) si le traitement par VOLVO de vos données personnelles se fonde sur le consentement ou une obligation contractuelle et qu'il est automatisé.

 

Vous êtes également habilité à déposer auprès d'une autorité de surveillance, des réclamations que vous pouvez avoir concernant le traitement de vos données personnelles par VOLVO. Pour plus d’informations sur ces droits et sur les modalités d'exercice de ces derniers, veuillez contacter le délégué à la protection des données VOLVO.

En savoir plus sur les droits relatifs aux données