Notice d’information Protection des Données personnelles Employés

Notice relative aux données personnelles

La présente notice  fournit des informations sur le traitement de vos données personnelles par VOLVO.

La société du groupe Volvo qui vous emploie (« VOLVO »)  est le responsable du traitement des données personnelles  obtenues auprès de ses collaborateurs  et d’autres sources décrites ci-après. Ce qui signifie que Volvo décide des finalités du traitement de vos données personnelles, ainsi que des moyens utilisés. VOLVO est responsable du traitement de vos données personnelles dans le cadre des dispositions applicables en matière de protection des données personnelles. Le traitement de vos données personnelles est nécessaire et autorisé dans le cadre de la relation de travail au sein de Volvo.

Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le Group Privacy Officer, gpo [dot] office [at] volvo [dot] com.

VOLVO peut traiter les catégories de données personnelles suivantes. Veuillez noter que VOLVO ne traitera pas nécessairement de toutes les données personnelles énumérées ci-dessous. Veuillez également noter que les exemples présentés pour chaque catégorie ne sont pas exhaustifs.

 

Données individuelles: telles que nom, date de naissance, numéro de sécurité sociale), sexe, nationalité, langue privilégiée, situation de famille, photographie, etc.
 

Données organisationnelles : telles que numéro d'employé, emploi occupé, classification, lieu de travail, secteur et service d’appartenance  nom du manager et des collaborateurs directs, etc…
 

Données de contact : telles que adresse du lieu de travail habituel, adresse domicile, e-mail, numéro de téléphone, coordonnées des personnes à prévenir en cas d‘urgence etc…
 

Données relatives à la rémunération et aux avantages sociaux : telles que montant de la rémunération, réévaluations salariales, montant des cotisations, informations retraite, coordonnées bancaires, etc…
 

Données administratives relatives à la relation de travail : telles que contrat de travail et avenants, autres documents  concernant, par exemple une demande de congé parental, documents  liés à l'embauche ou  la rupture de votre contrat de travail, etc…
 

Données temps de travail : telles que horaires de travail, durée du travail, congés, périodes d‘absences (congé parental, arrêt maladie, etc...)
 

Données sur l'appartenance à un syndicat : le cas échéant, si la loi l'autorise
 

Données de droits d‘accès : badges d'accès, droits d'accès (physique et logique), données quant au contrôle d’accès etc.
 

Données relatives à la santé et à la sécurité : telles qu’informations sur les absences pour arrêt maladie, mi-temps thérapeutiques, compte-rendu d’accidents, avis du médecin du travail et autres données de santé etc...
 

Données de suivi activité atelier/fabrication: telles que collecte des activités et temps passé dans le cadre de la fabrication, de la maintenance, de la réparation ou de l'entretien de véhicules, etc…
 

Données de performance et disciplinaires : telles que supports d‘évaluations, éléments du dossier  disciplinaire, le cas échéant.
 

Données relatives à la formation et au développement des compétences : telles que diplômes enregistrés ou en cours d’acquisition, cursus de formation, etc…
 

Données administratives relatives aux déplacements et aux frais professionnels : telles que informations sur les déplacements professionnels, détail des réservations, numéro de passeport, numéros de carte de crédit , note de frais et justificatifs associés, etc…
 

Données d'assistance et de support : telles que les questions et réponses données à l’employé, son manager ou son responsable RH en lien avec la relation de travail ou le support informatique etc…
 

Données informatiques : telles que numéro d‘identifiant, mots de passe, données de connexion et d’utilisation des équipements, des applications ou des services informatique de Volvo, conformément aux politiques interne  de VOLVO relatives à l'informatique, etc …

 

Nous attirons particulièrement votre attention sur le fait que l'appartenance à un syndicat et certaines données relatives à la santé et à la sécurité sont considérées comme des données sensibles dans le cadre des lois de protection des données et doivent être traitées avec des précautions supplémentaires. Il est expressément notifié que ces données sensibles ne sont traitées que dans le cadre d’obligations légales, lorsque autorisé par accord collectif et/ou recueil spécifique et explicite du consentement

 

Veuillez également noter que certaines données relatives aux véhicules (telles que le numéro de véhicule/châssis, les codes défaut etc...) sont générées automatiquement lorsque vous utilisez un bien appartenant à Volvo, tel qu'un camion. Cependant, VOLVO n'utilise pas ces données à d'autres fins que les activités d'essai, la résolution de problèmes qualité ou le développement de produits. Veuillez noter que cette disposition ne s'applique pas aux voitures mises à disposition par Volvo pour les besoins de l‘activité

 

Volvo est susceptible de collecter et traiter des données quant aux personnes indiquées par vous en tant que personnes à contacter en cas d’urgence. Les données de personnes indiquées par vous comme bénéficiaires peuvent également être traitées pour une finalité déterminée   (telle qu’en matière de prévoyance) comme requis par la règlementation en vigueur.

VOLVO procèdera au traitement de vos données personnelles sur les différents fondements légaux suivants :

 

Obligations légales : Par exemple, VOLVO peut être contraint par la loi à déclarer vos revenus aux autorités fiscales.

 

Obligations contractuelles : par exemple, Volvo est tenu de traiter vos données personnelles pour être en mesure de payer votre salaire.

 

Intérêt légitime : L‘ intérêt légitime est généralement d’ordre juridique (par exemple le fait  de faire valoir, d’exercer ou de défendre ses droits) ou économiques (par exemple, gérer ses opérations quotidiennes, sécuriser l’accès à ses locaux) Au cas par cas, le traitement de données du fait d’un intérêt légitime ne peut être appliqué qu’en présence d’une obligation légale ou d’un motif fondé. Le traitement de données personnelles du fait d’un intérêt légitime ne peut avoir lieu dès lors qu’il existe, dans un cas particulier, une raison de penser que les intérêts sensibles de l’intéressé prévalent sur l’intérêt de procéder au traitement. Exemple : Volvo doit procéder au traitement de données personnelles pour permettre la gestion de vos voyages d’affaires dans les lieux où Volvo a un intérêt légitime ou Volvo a besoin de traiter vos données personnelles pour veiller au bon état de son équipement informatique lorsque l’intérêt légitime de Volvo est de sécuriser ces équipements.

 

Dans certains cas exceptionnels, et uniquement lorsque aucun autre motif légal ne s'applique, VOLVO peut demander votre consentement explicite avant de traiter vos données personnelles.

 

VOLVO procèdera au traitement de vos données personnelles  comme explicité ci-avant et pour les finalités suivantes. Veuillez noter que les exemples ne sont pas exhaustifs.

 

Administration (en principe fondé sur obligation contractuelle et/ou sur un  intérêt légitime)

 

Permettre l’enregistrement de vos données personnelles dans les systèmes de gestion VOLVO et le traitement de vos données dans le cadre de la relation de travail.

 

Permettre la gestion des habilitations de conduite et permis

 

Permettre de maintenir à jour les organigrammes dans l’organisation Volvo, l‘annuaire des employés, y compris pour les besoin de reporting interne et de statistiques Permettre le paiement des salaires, revenus et autres avantages dont vous bénéficiez, aussi bien que la revue des salaires y compris pour les besoins de reporting interne et de statistiques.

 

Permettre le suivi des projets

 

 Reporting  (en principe fondé sur une obligation  légale et/ou  un intérêt légitime)

 

Permettre les déclarations aux autorités, conformément aux obligations légales, par exemple aux autorités fiscales. Permettre le décompte du temps de travail, des absences et jours de congé pour les besoins de la paie.

 

Exigences relatives au code du travail (en principe fondé sur une obligation légale)

 

Permettre le respect par Volvo des obligations légitimées par des réglementations collectives qui englobent les conventions collectives ou les conventions passées entre l’employeur et les instances de représentation du personnel, dans le cadre des possibilités offertes par le droit du travail applicable.

 

Obligations en matière de santé et sécurité au travail (en principe fondé sur une obligation légale ou du fait d’un intérêt légitime)

 

Permettre à VOLVO de remplir ses obligations de fournir un environnement de travail sécurisé (incluant le contrôle et la prévention des accès non autorisés aux équipements et installations de travail) et autres obligations imposées dans le cadre de travail par la règlementation et la loi.

 

Permettre à VOLVO de remplir ses obligations en lien avec la sécurité et la qualité des produits

 

Formation des employés (en principe fondée sur une  obligation légale ou contractuelle, et/ou du fait d‘un 'intérêt légitime)

 

Permettre le traitement des données ayant trait au développement des compétences mais également à l’évaluation de la performance

 

Permettre et suggérer des actions de formations et d’apprentissage

 

Suivi du travail du collaborateur ( en principe fondé sur une obligation légale ou contractuelle et/ou du fait d’un intérêt légitime)

 

Permettre de retracer la qualité du travail fourni par des mails, des documents, des rapports, des présentations, des schémas.

 

Permettre les déplacements professionnels

 

Permettre de répondre aux questions posées par vous/votre responsable/les RH concernant votre emploi ou votre équipement/vos services informatiques, ou fourniture de l'assistance requise pour vous acquitter de vos missions professionnelles

 

Permettre un suivi de la bonne application des directives du Groupe incluant le Code de Conduite du groupe Volvo et les directives IT, pour s’assurer de la bonne connaissance de ces directives et de prévenir les atteintes à ces règles de conduite.

 

Recherche et développement, et résolution des problèmes qualité (en principe du fait d’un intérêt légitime)

 

Permettre les activités de recherche et de développement en lien avec les produits Volvo (tels que les véhicules), incluant les données collectées dans les véhicules utilisés.

 

Permettre de résoudre des problèmes qualité en lien avec les produits Volvo (tels que les véhicules), incluant l'utilisation des données collectées dans les véhicules utilisés.

Volvo collectera en premier lieu les données auprès de vous, votre manager ou responsable RH ou auprès d’une tierce personne que vous nous auriez indiqué afin d’obtenir vos données personnelles. Des données personnelles peuvent également être générées par les systèmes informatiques Volvo ou équivalent lors de la création par exemple de votre identifiant dans les systèmes.

En principe, Volvo ne transmettra aucune donnée en dehors du groupe Volvo, sauf dans les cas imposés par les lois, règlementations, ou accords collectifs. Cependant, Volvo pourrait, si nécessaire au traitement, transmettre vos données personnelles au sein des sociétés du groupe Volvo, incluant des sociétés situées en dehors de l’Espace Economique Européen.

Volvo peut également, lorsque cela est nécessaire au traitement de vos données personnelles, partager ces dernières avec des prestataires, y compris avec un prestataire basé en dehors de l'UE ou de l'EEE. Dans tous les cas, VOLVO prendra toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que des garanties appropriées sont en place afin d'assurer des niveaux de protection adéquats de vos données personnelles, conformément à la législation sur la protection des données en vigueur. Par exemple, cela peut inclure le recours à des accords sur le traitement des données externes ou inter-sociétés sur la base de clauses contractuelles standard approuvées par l'UE, l'EU-US Privacy Shield ou d'autres mécanismes semblables ayant été reconnus ou approuvés par les autorités compétentes. Pour toute question sur le transfert de vos données personnelles, veuillez contacter le Délégué à la Protection des Données (voir adresse ci-dessus)

En principe, VOLVO conservera vos données personnelles pendant la durée de votre contrat de travail. A la rupture de votre contrat de travail, VOLVO conservera uniquement les données personnelles jugées nécessaires pour remplir les obligations pour lesquelles elles ont été recueillies et ce, uniquement jusqu'à ce que ces dernières aient été remplies. Vos données personnelles peuvent en outre être conservées pendant toute durée nécessaire pour satisfaire aux obligations légales et fiscales locales, ou pour défendre et faire valoir ses droits en cas de contentieux ou de litige

Vous bénéficiez d'un droit d'accès à vos données personnelles. Vous avez également le droit de demander à VOLVO de corriger ou de supprimer vos données personnelles, ou de restreindre le traitement de ces dernières.  Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles par VOLVO ou demander leur portabilité. Cependant, et selon les cas conformément aux obligations légales VOLVO ne sera pas toujours obligé de se conformer à une demande de suppression, de restriction, d'opposition ou de portabilité des données.

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