Volvo Trucks

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AVIS DE CONFIDENTIALITÉ APPLICABLE AU CONSULTANT

Avis relatif aux données personnelles 

Cet avis fournit des informations sur la manière dont le groupe Volvo traite vos données personnelles.

Le groupe Volvo peut traiter des données à caractère personnel vous concernant, si vous êtes ou avez été un particulier, ou le salarié d'une société qui a acheté ou loué un produit ou un service proposé par l'une des sociétés du groupe Volvo. Dans ce cas, veuillez lire l'avis Client. 

Si vous êtes ou avez été un particulier, ou le salarié d'une société qui a vendu ou loué un produit ou un service à l'une des sociétés du groupe Volvo, nous pourrions traiter des données à caractère personnel vous concernant. Dans ce cas, veuillez lire notre avis Fournisseur.

Si vous êtes ou avez été le conducteur d'un véhicule ou l'opérateur d'un engin de chantier, vendu ou produit par l'une des sociétés appartenant au groupe Volvo, nous pourrions traiter des données à caractère personnel vous concernant. Dans ce cas, veuillez lire notre avis Conducteur.

Si vous êtes actuellement employé ou avez par le passé été employé dans une société du groupe Volvo, ou si vous avez été engagé en qualité de consultant, nous pourrions traiter des données à caractère personnel vous concernant. Dans ce cas, veuillez lire notre avis Employé ou consultant. 

Identité et coordonnées du responsable du traitement des données et du responsable de la confidentialité du groupe

Le présent avis explique comment vos données personnelles sont traitées par VOLVO. 

La société dans laquelle vous êtes engagé (« VOLVO ») est le responsable des données personnelles que VOLVO obtient de vous et des autres sources décrites ci-dessous. VOLVO a pour responsabilité d'assurer le traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la protection des données. 

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la confidentialité du groupe de VOLVO à l'adresse suivante : gpo.office@volvo.com ou par courrier ou par téléphone à :

AB Volvo, Att : Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ, SE-405 08 Göteborg, Suède 

+46 (0)31 66 00 00

 

VOLVO traitera l'ensemble ou une partie des catégories suivantes de données personnelles.

  • Données individuelles, telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la nationalité, la langue préférée, la photo
  • Données d'organisation, telles que le numéro de consultance, la description des services, le lieu de travail, l'unité commerciale, le service, le responsable, les rapports directs
  • Coordonnées, telles que le lieu de travail, l'adresse du domicile, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone
  • Données administratives de consultance, telles que le contrat de consultance et les informations relatives à la date de début et la date de fin de la mission
  • Données temporelles, telles que les heures de travail, les heures prestées
  • Données de sécurité, telles que les cartes d'accès, droits d'accès et utilisation des cartes d'accès et droits d'accès
  • Données de santé et de sécurité, telles que des informations sur les incidents liés au travail
  • Données de fabrication/réparation/service, comme le suivi et la consignation des activités entreprises par vous dans le cadre de la fabrication, la maintenance, la réparation ou l'entretien des véhicules
  • Données de compétence, comme les validations d'acquis et activités de formation
  • Données administratives de déplacement, telles que des informations sur les voyages d'affaires, les détails de réservation, le numéro de passeport, les factures de déplacement et les indemnités
  • Données de support et de centre d'assistance, telles que des questions de votre part/de votre responsable VOLVO/RH concernant votre mission, votre équipement informatique ou l'assistance fournie à cet égard
  • Données informatiques, telles que l'ID utilisateur, les mots de passe, les informations de connexion, ainsi que les données et les journaux relatifs à votre utilisation de l'équipement informatique, des applications ou des services de VOLVO, conformément aux politiques informatiques de VOLVO, le cas échéant

Il est à noter que certains aspects des données de santé et de sécurité sont considérés comme des données sensibles en vertu de la législation applicable en matière de protection des données et que leur traitement appelle une vigilance particulière. Il est spécifiquement fait remarquer que les données sensibles ne sont traitées qu'en cas d'obligation légale et/ou de consentement explicite.

Veuillez également noter que certaines données générées par le véhicule (par exemple, le numéro de véhicule/châssis, les signaux, etc.) sont automatiquement générées lorsque vous utilisez un produit appartenant à Volvo, par exemple un camion. Cependant, VOLVO n'utilise ces données que si elles sont liées à des activités de test, à la résolution de problèmes de qualité ou à des objectifs de développement de produits.

VOLVO peut également traiter un nombre limité de données à caractère personnel (nom et coordonnées) des personnes que vous avez indiquées comme étant les personnes à contacter par VOLVO en cas d'urgence.

VOLVO traitera vos données personnelles sur la base de l'un des motifs juridiques suivants ; consultez aussi les autres détails ci-dessous.

  • Obligation contractuelle. Par exemple, VOLVO doit traiter vos données personnelles pour respecter l'accord de services en vigueur passé avec votre employeur.
  • Intérêts légitimes. Les intérêts légitimes de VOLVO consistent en principe à gérer ses activités quotidiennes, sécuriser ses installations et son équipement et maintenir un contrôle interne. Afin que son traitement des données à caractère personnel soit basé sur l'équilibre des intérêts, VOLVO procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, VOLVO doit traiter certaines données personnelles pour permettre la gestion de vos voyages professionnels où les intérêts légitimes de VOLVO consistent à gérer ses opérations quotidiennes. VOLVO doit aussi traiter certaines données à caractère personnel pour examiner l'état de son équipement informatique lorsque les intérêts légitimes de VOLVO sont de sécuriser son équipement.

Dans certains cas exceptionnels, et uniquement lorsqu'aucun autre fondement légal ne peut être invoqué, VOLVO pourra solliciter votre autorisation avant de traiter vos données personnelles. Dans ce cas, vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment, ce qui n'affectera toutefois en rien la légalité du traitement reposant sur le consentement donné avant ce retrait.

VOLVO traitera vos données personnelles, comme indiqué ci-dessus, aux fins énoncées ci-dessous.

Administration (normalement basée sur une obligation contractuelle et/ou l'équilibre des intérêts)

  • Activation de votre enregistrement dans les systèmes VOLVO et gestion générale de votre mission avec VOLVO
  • Activation de l'utilisation appropriée des licences
  • Maintien à jour d'un organigramme et d'un registre des consultants, y compris la production de rapports et de statistiques internes
  • Permettre le suivi des projets

Création de rapport (normalement basée sur une obligation légale et/ou l'équilibre des intérêts)

  • Autoriser les rapports aux autorités, comme requis par la loi
  • Permettre de garder une trace de votre temps de travail à des fins de facturation à votre employeur

Environnement de travail et sécurité des produits (normalement basés sur une obligation légale et/ou l'équilibre des intérêts)

  • Permettre le respect des obligations de VOLVO visant à fournir un environnement de travail sûr (y compris le contrôle et la prévention des accès non autorisés aux locaux ou au matériel de VOLVO) et à d'autres obligations relatives à l'environnement de travail telles que définies par le droit du travail ou de l'environnement
  • Permettre le respect des obligations de VOLVO relatives à la sécurité et à la qualité des produits

Votre développement et vos activités (normalement basés sur des obligations légales et/ou contractuelles et/ou l'équilibre des intérêts)

  • Activités habilitantes en matière de développement des compétences
  • Permettre et suggérer des activités d'apprentissage et de formation

Activités liées au travail des employés (normalement basées sur des obligations légales et/ou contractuelles et/ou l'équilibre des intérêts)

  • Permettre la réalisation de vos tâches, telles que la rédaction d'e-mails, la création de documents, de rapports, de présentations, de dessins, etc.
  • Permettre les voyages d'affaires
  • Permettre de répondre aux questions de votre part/de votre responsable VOLVO/RH concernant votre mission ou vos équipements/services informatiques ou la fourniture de l'assistance nécessaire à l'accomplissement de vos tâches
  • Permettre le suivi des stratégies de VOLVO, y compris le code de conduite du groupe Volvo et les stratégies informatiques de VOLVO, le cas échéant, afin de garantir le respect de ces stratégies et d'enquêter sur les activités interdites présumées

Recherche et développement et résolution de problèmes de qualité (normalement basés sur des intérêts légitimes)

  • Permettre des activités de recherche et de développement liées aux produits Volvo (par exemple, les camions), impliquant l'utilisation des données du véhicule générées lorsque vous avez utilisé un produit appartenant à Volvo (voir ci-dessus)
  • Permettre la résolution des problèmes de qualité liés aux produits Volvo (camions, par exemple), impliquant l'utilisation des données du véhicule lorsque vous utilisez un produit appartenant à Volvo (voir ci-dessus)

 

VOLVO obtiendra principalement vos données personnelles auprès de vous-même, de votre responsable VOLVO, de votre employeur, des RH ou de tout autre tiers vers lequel vous nous avez orientés pour les obtenir. Certaines données personnelles peuvent également être automatiquement générées par les systèmes informatiques de VOLVO, comme la création d'ID utilisateur.

Les données personnelles sont obligatoires et nécessaires à l'exécution de votre contrat de consultance, qui ne peut être conclu sans les données personnelles requises.

VOLVO ne partage en principe pas vos données personnelles avec qui que ce soit en dehors du Groupe Volvo, sauf obligation légale ou réglementaire. Toutefois, VOLVO pourra, si nécessaire pour assurer le traitement des données personnelles, partager vos données personnelles avec d'autres sociétés du Groupe Volvo, y compris des entités situées en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (UE/EEE). VOLVO pourra également, si nécessaire pour assurer le traitement des données personnelles, les partager avec des prestataires tiers, y compris en dehors de l'UE/l'EEE.

VOLVO s'assurera que des mesures de protection adéquates sont mises en place pour garantir un niveau adapté de protection de vos données personnelles, tel que prévu par les lois applicables sur la protection des données. Cela peut, par exemple, inclure l'utilisation d'accords pour le traitement des données externes ou intersociétés reposant sur des Clauses contractuelles types approuvées par l'UE, le bouclier de protection des données UE/États-Unis ou d'autres mécanismes similaires, régulièrement reconnus ou approuvés par les autorités compétentes. Pour toute question concernant ces transferts, veuillez contacter le responsable de la protection des données de VOLVO.

VOLVO conservera normalement vos données personnelles pendant le contrat de consultance. Après la fin de votre contrat de consultance, VOLVO ne conservera que les données personnelles jugées nécessaires à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées et jusqu'à ce que ces objectifs aient été atteints ou, le cas échéant, plus tard afin de respecter les obligations légales locales ou satisfaire à toute exigence légale en cas de litige ou de réclamation réel, menacé ou prévu.  

Vous êtes en droit de demander des informations à VOLVO à propos des données personnelles vous concernant, à propos de VOLVO et à propos de l'accès auxdites données personnelles. Vous avez également le droit de demander la rectification de vos données personnelles si celles-ci sont inexactes et de demander leur suppression. Vous avez également le droit de demander la restriction du traitement de vos données personnelles, c'est-à-dire que vous demandez à VOLVO de limiter son traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances. Vous pouvez aussi vous opposer au traitement sur la base d'un intérêt légitime ou au traitement à des fins de marketing direct. Vous avez également le droit à la portabilité des données (transfert de vos données personnelles à un autre responsable du traitement des données) si le traitement par VOLVO de vos données personnelles repose sur votre consentement ou une obligation contractuelle et est automatisé.

Vous êtes également en droit de porter toute réclamation que vous pourriez avoir concernant le traitement par VOLVO de vos données personnelles à la connaissance d'une autorité de contrôle. Pour en savoir plus sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez contacter le responsable de la protection des données de VOLVO. 

Plus d'informations sur les droits des personnes concernées