Volvo Trucks

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AVIS DE CONFIDENTIALITÉ APPLICABLE AUX EMPLOYÉS

Avis relatif aux données personnelles

Le présent avis explique comment vos données personnelles sont traitées par VOLVO.

La société dans laquelle vous êtes employé (« VOLVO ») est le responsable des données personnelles que VOLVO obtient de vous et des autres sources décrites ci-dessous. Responsable signifie que c'est VOLVO qui décide de l'objectif et des moyens pour le traitement de vos données personnelles. VOLVO a pour responsabilité d'assurer le traitement de vos données personnelles conformément à la législation et aux règlements en vigueur concernant la protection des données. Le traitement de vos données personnelles par VOLVO est nécessaire dans le cadre de votre emploi chez VOLVO. Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le responsable de la protection des données de VOLVO.

VOLVO peut traiter les catégories suivantes de données personnelles. Notez que VOLVO ne traite pas systématiquement toutes les données personnelles listées ci-dessous. Veuillez noter que les exemples énumérés sous chaque catégorie ne sont pas exhaustifs.

Données individuelles, telles que nom, date de naissance, numéro de sécurité sociale (ou équivalent), sexe, nationalité, langue préférée, situation matrimoniale, photo

Données d'organisation, telles que le numéro d'employé, la description du poste, le poste, le lieu de travail, la division, le service, le responsable, les rapports directs

Coordonnées, telles que l'adresse, l'adresse du domicile, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone

Données sur la rémunération et les avantages, telles que salaire, révisions de salaire, déductions fiscales, informations de pension, détails de compte bancaire

Données sur l'administration de l'emploi, telles que contrat de travail et autres accords entre vous et VOLVO, applications ou autres formulaires concernant, par exemple, un congé parental, des informations sur la date d'embauche et la date de résiliation

Données temporelles, telles que les heures de travail, les heures prestées, les vacances, les congés (congé parental, congé de maladie, etc.)

Données d'appartenance à un syndicat, si applicable et pertinent

Données de sécurité, telles que les cartes d'accès, droits d'accès et utilisation des cartes d'accès et droits d'accès

Données de santé et de sécurité, telles que des informations sur les congés de maladie, les plans de réadaptation, les incidents liés au travail, les examens de santé

Données de fabrication/réparation/service, comme le suivi et la consignation des activités entreprises par vous dans le cadre de la fabrication, la maintenance, la réparation ou l'entretien des véhicules

Données de performance et d'évaluation, telles que les évaluations, les analyses et les dossiers disciplinaires, le cas échéant

Données de compétence, comme les validations d'acquis et activités de formation

Données d'administration de voyage, telles que des informations sur les voyages d'affaires, les détails de réservation, le numéro de passeport, le numéro de carte de crédit de la société, les factures de voyage et les indemnités

Données de support et de centre d'assistance, telles que des questions de votre part/de votre responsable/RH concernant votre mission, votre équipement informatique ou l'assistance fournie à cet égard

Données informatiques, telles que l'ID utilisateur, les mots de passe, les informations de connexion, ainsi que les données et les journaux relatifs à votre utilisation de l'équipement informatique, des applications ou des services de VOLVO, conformément aux politiques informatiques de VOLVO, le cas échéant

Il est à noter que l'appartenance à un syndicat et certains aspects des données de santé et de sécurité sont considérés comme des données sensibles en vertu de la législation applicable en matière de protection des données et que leur traitement appelle une vigilance particulière. Il est spécifiquement signalé que les données sensibles ne doivent être traitées qu'en cas d'obligation légale, autorisée par une convention collective et/ou un consentement explicite.

Veuillez également noter que certaines données générées par le véhicule (par exemple, le numéro de véhicule/châssis, les signaux, etc.) sont automatiquement générées lorsque vous utilisez un produit appartenant à Volvo, par exemple un camion. Cependant, VOLVO n'utilise ces données que si elles sont liées à des activités de test, à la résolution de problèmes de qualité ou à des objectifs de développement de produits. Veuillez noter que cette section ne fait pas référence aux voitures de société.

VOLVO peut également traiter un nombre limité de données à caractère personnel (nom et coordonnées) des personnes que vous avez indiquées comme étant les personnes à contacter par VOLVO en cas d'urgence. Dans certains pays, les données du plus proche parent peuvent également être traitées à certaines fins liées aux avantages et/ou aux exigences du droit du travail.

VOLVO traitera vos données personnelles sur la base de l'un des motifs juridiques suivants ; consultez aussi les autres détails ci-dessous.

Obligation légale. Par exemple, la loi peut obliger VOLVO à déclarer vos revenus à l'autorité fiscale.

Obligation contractuelle. Par exemple, VOLVO doit traiter vos données personnelles pour pouvoir payer votre salaire convenu contractuellement.

Intérêts légitimes. Les intérêts légitimes de VOLVO consistent en principe à gérer ses activités quotidiennes, sécuriser ses installations et son équipement et maintenir un contrôle interne. Afin que son traitement des données à caractère personnel soit basé sur l'équilibre des intérêts légitimes, VOLVO procède à une évaluation au cas par cas. Par exemple, VOLVO doit traiter certaines données personnelles pour permettre la gestion de vos voyages professionnels où l'intérêt légitime de VOLVO consiste à gérer ses opérations quotidiennes. VOLVO doit aussi traiter certaines données à caractère personnel pour examiner l'état de son équipement informatique lorsque l'intérêt légitime de VOLVO consiste à sécuriser son équipement.

Dans certains cas exceptionnels, et uniquement lorsqu'aucun autre fondement légal ne peut être invoqué, VOLVO pourra solliciter votre autorisation explicite avant de traiter vos données personnelles.

VOLVO traitera vos données personnelles, comme indiqué ci-dessus, aux fins générales énoncées ci-dessous. Veuillez noter que les exemples énumérés sous chaque fin ne sont pas exhaustifs.

Administration (normalement basée sur une obligation contractuelle et/ou l'intérêt légitime)

Permettre votre enregistrement dans les systèmes VOLVO et la gestion générale de votre mission avec VOLVO

Activation de l'utilisation appropriée des licences

Maintien à jour d'un organigramme et d'un registre des employés, y compris la production de rapports et de statistiques internes

Permettre le paiement du salaire, de la pension et des autres avantages, ainsi que la révision du salaire, y compris la production de rapports et de statistiques internes

Permettre le suivi des projets

Création de rapport (normalement basée sur une obligation légale et/ou un intérêt légitime)

Permettre la déclaration aux autorités, comme l'exige la loi, telle que l'agence fiscale

Permettre de garder une trace de votre temps de travail/vos congés d'absence/vacances, à des fins de rémunération et de facturation

Exigence du droit du travail (normalement basée sur une obligation légale)

Permettre le respect des obligations de VOLVO conformément aux conventions collectives avec les syndicats ou au droit du travail

Environnement de travail et sécurité des produits (normalement basés sur une obligation légale et/ou l'intérêt légitime)

Permettre le respect des obligations de VOLVO visant à fournir un environnement de travail sûr (y compris le contrôle et la prévention des accès non autorisés aux locaux ou au matériel de VOLVO) et à d'autres obligations relatives à l'environnement de travail telles que définies par le droit du travail ou de l'environnement

Permettre le respect des obligations de VOLVO relatives à la sécurité et à la qualité des produits

Développement des employés (normalement basé sur des obligations légales et/ou contractuelles et/ou l'intérêt légitime)

Permettre des activités concernant le développement/l'amélioration des compétences, ainsi que les évaluations de performance et les évaluations

Permettre et suggérer des activités d'apprentissage et de formation

Activités liées au travail des employés (normalement basées sur des obligations légales et/ou contractuelles et/ou l'équilibre des intérêts)

Permettre la réalisation de vos tâches, telles que la rédaction d'e-mails, la création de documents, de rapports, de présentations, de dessins, etc.

Permettre les voyages d'affaires

Permettre de répondre aux questions de votre part/de votre responsable/RH concernant votre emploi ou vos équipements/services informatiques ou la fourniture de l'assistance nécessaire à l'accomplissement de vos tâches

Permettre le suivi des stratégies de VOLVO, y compris le code de conduite du groupe Volvo et les stratégies informatiques de VOLVO, le cas échéant, afin de garantir le respect de ces stratégies et d'enquêter sur les activités interdites présumées

Recherche et développement et résolution de problèmes de qualité (normalement basés sur des intérêts légitimes)

Permettre des activités de recherche et de développement liées aux produits Volvo (par exemple, les camions), impliquant l'utilisation des données du véhicule générées lorsque vous avez utilisé un produit appartenant à Volvo (voir ci-dessus)

Permettre la résolution des problèmes de qualité liés aux produits Volvo (camions, par exemple), impliquant l'utilisation des données du véhicule lorsque vous utilisez un produit appartenant à Volvo (voir ci-dessus)

VOLVO obtiendra principalement vos données personnelles auprès de vous-même, de votre responsable, des RH ou de tout autre tiers vers lequel vous nous avez orientés pour les obtenir. Certaines données personnelles peuvent également être générées automatiquement à partir du système informatique de VOLVO, ou équivalent, par exemple lors de la création de votre identifiant utilisateur sur les systèmes VOLVO.

VOLVO ne partage en principe pas vos données personnelles avec qui que ce soit en dehors du Groupe Volvo, sauf obligation légale ou réglementaire ou bien autorisation de la convention collective. Toutefois, VOLVO pourra, si nécessaire pour assurer le traitement des données personnelles, partager vos données personnelles avec d'autres sociétés du Groupe Volvo, y compris des entités situées en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (UE/EEE). VOLVO pourra également, si nécessaire pour assurer le traitement des données personnelles, les partager avec des prestataires tiers, y compris en dehors de l'UE/l'EEE. VOLVO veillera dans tous les cas à appliquer toutes les initiatives raisonnables pour être certain que des mesures de protection adéquates sont mises en place pour garantir un niveau adapté de protection de vos données personnelles, tel que prévu par les lois applicables sur la protection des données. Cela peut, par exemple, inclure l'utilisation d'accords pour le traitement des données externes ou intersociétés reposant sur des Clauses contractuelles types approuvées par l'UE, le bouclier de protection des données UE/États-Unis ou d'autres mécanismes similaires, régulièrement reconnus ou approuvés par les autorités compétentes. Pour toute question concernant ces transferts, veuillez contacter le responsable de la protection des données de VOLVO.

VOLVO conservera normalement vos données personnelles pendant l'emploi. Après la fin de votre emploi, VOLVO ne conservera que les données personnelles jugées nécessaires à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées et uniquement jusqu'à ce que ces objectifs aient été atteints ou, le cas échéant, plus tard afin de respecter les obligations légales, fiscales ou de rémunération locales ou satisfaire à toute exigence légale en cas de litige ou de réclamation réel, menacé ou prévu

Vous avez le droit de demander l'accès à vos données personnelles. Vous avez également le droit de demander à VOLVO de rectifier ou d'effacer vos données personnelles ou de restreindre le traitement de celles-ci. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles par VOLVO ou demander la portabilité des données. Cependant, veuillez noter que VOLVO n'est peut-être pas toujours obligé de donner suite à une demande de suppression, de restriction, d'objection ou de portabilité des données. Les obligations légales de VOLVO et l'exception à ces droits seront évaluées au cas par cas.

Plus d'informations sur les droits des personnes concernées